Бухгалтерский словарь - документ бухгалтерский

письменное свидетельство (доказательство) факта совершения хозяйственной операции или право на ее совершение. Б.д., как правило, составляются по установленным формам на бланках, отпечатанных типографским способом. В отдельных случаях, когда для документального оформления какой-либо хозяйственной операции нет утвержденной формы документа (бланка), допускается составление документов произвольной формы. Оформление хозяйственных операций Б.д. называется документацией. От качества ее зависит достоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, ибо все записи в учете основываются на документах. Документы должны составляться своевременно, как правило, в момент совершения хозяйственных операций, доброкачественно, содержать достоверные данные и иметь обязательные реквизиты. Записи в документах производятся чернилами, химическим карандашом или при помощи пишущих машин и средств механизации. Кассовые документы оформляются в соответствии с Положением о ведении кассовых операций. Ошибки, допущенные в документах, исправляются установленными способами. Для упрощения и облегчения составления, обработки и использования Б.д. производится их унификация и стандартизация. Порядок оформления банковских документов устанавливается правилами банка. Все документы должны представляться в бухгалтерию в порядке и сроки, установленные главным (старшим) бухгалтером предприятия. Распоряжения последнего о порядке составления и представления документов являются обязательными для всех работников предприятия. Должностные лица, подписавшие документ, несут ответственность за правильность всех его данных (реквизитов). Бухгалтерия имеет право принимать к учету только полноценные документы.

Поэтому все документы, поступающие в бухгалтерию, проверяются с точки зрения соответствия их установленным формам, правильности заполнения реквизитов, верности арифметических вычислений и подсчетов, законности и целесообразности хозяйственных операций. Большое разнообразие хозяйственных операций вызывает необходимость применения множества различных документов.

Для обеспечения правильного использования производится их классификация по определенным признакам. После использования в учете документы хранятся в архиве предприятия в течение установленных сроков, а затем в соответствии с инструкциями документы, имеющие научно-историческую ценность, передаются в государственный архив, а другие документы уничтожаются. С момента составления и до сдачи в архив на хранение документы проходят определенный путь, используются на различных стадиях учетного процесса, то есть совершают документооборот. .